Basic information
Description
Événement international de création contemporaine alliant la danse, le théâtre et la performance, le Festival TransAmériques entend révéler notre époque à travers les oeuvres nationales et internationales qu’il présente. Le FTA a pour mission de contribuer à l’avancement de ces disciplines par la diffusion et la production d’oeuvres contemporaines, de même que par le développement de leurs publics. Il vise à susciter une émulation forte et un esprit de communauté au bénéfice des milieux artistiques et de la société dans laquelle il s’inscrit.
Relevant de la directrice des finances et des opérations et en étroite collaboration avec l’équipe du Festival TransAmériques, l’assistant/e à l’administration assume les responsabilités suivantes, en accord avec les valeurs de l’organisme:
Le/la candidat/e doit être admissible au programme de subvention salariale d'Emploi Québec.
Durée de la période d’emploi : 30 semaines, du 27 novembre 2017 au 6 juillet 2018 (dates flexibles)
Task determination
- CCORDINATION DE BUREAU
- Coordonner les activités avec les départements et assurer la circulation de l’information ;
- Gérer la base de données FileMaker, créer des listes de contacts et agir à titre de personne ressource auprès de l’équipe ;
- Administrer la vie de bureau en gérant les dossiers suivants : clés, accès, calendrier, produits dérivés, etc. ;
- Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et dépouiller la correspondance ;
- Collaborer activement aux événements clés en amont du Festival (prédévoilement, dévoilement, soirée d’ouverture) ;
- ADMINISTRATION
- Soutenir l’administration relativement à l’accueil des artistes, à la billetterie et au financement privé;
- Participer à la réalisation de rapports de subventions ;
- Effectuer de la recherche en programmation et en administration et fournir les renseignements pertinents ;
- Effectuer la rédaction de lettres d’affaire, création de tableaux, modification et mise en page de documents, production de formulaire, etc. ;
- Effectuer photocopie, numérisation et classement de certains documents en fonction de la politique de classement ;
- Effectuer des réservations de voyage et de spectacles pour l’équipe artistique ;
- Participer à des entrées en salles durant le Festival et en assurer le bon fonctionnement ;
- Collaborer à des projets spéciaux ;
- Rédiger le bilan du secteur et en faire des recommandations ;
- COMPTABILITÉ
- Préparer les rapports de dépenses et de petites caisses ;
- Apporter un soutien aux comptes payables et recevables ;
- RESSOURCES HUMAINES
- Participer activement à l’intégration des nouveaux employés : préparer les pochettes d’accueil et agir à titre de répondant pour l’information générale ;
- Effectuer la rédaction, la révision et la mise à jour de documents officiels tels les guides et procédures ;
- Il pourra être demandé à l’intéressé(e) de dépasser le cadre de ce descriptif en fonction des besoins ponctuels du Festival TransAmériques.
Applicant profile
- Diplôme d’études collégiales ou professionnelles pertinent (administration, comptabilité, gestion, bureautique, secrétariat) ;
- Excellente maîtrise du français et maîtrise de l’anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit ;
- De un (1) à deux (2) ans d’expérience pertinente ;
- Excellente capacité à travailler en équipe dans un environnement intense et avec des délais serrés ;
- Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook) et des usages courants d’Internet ;
- Entregent, gestion des priorités, facilité de communication et capacité d’adaptation ;
- Habilité rédactionnelle, souci du détail et désir marqué d’amélioration continue de la qualité ;
- Flexibilité, organisation, disponibilité et débrouillardise ;
- Apparence soignée ;
- Désir pour une carrière administrative à long terme ;
- Connaissance des principes de base de la comptabilité, un atout ;
- Connaissance du logiciel Filemaker et Simple comptable, un atout ;
- Intérêt marqué pour les arts, un atout.
Conditions
Location: Montréal
Compensation: 15.00 per hour
From November 27, 2017 to july 6, 2018
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