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Basic information

Description

Sous la direction du Chef de la planification et de l’affectation des ressources, le titulaire de ce poste doit assurer un support administratif pour ce qui a trait aux affectations et déplacements des équipes de production. Il doit aussi effectuer des contrôles relatifs au processus d’affectation des ressources qui doivent être appliqués conformément aux procédures.

Task determination

  • Vérifier les tarifs, forfaits, feuilles de temps, heures travaillées, etc., en préparation de la paie canadienne et américaine ;
  • Saisir les données d’affectations pour les employés de production ;
  • Faire un suivi sur les différents contrôles tout au long du processus pour repérer les divergences et en obtenir les explications ;
  • Compiler les comptes de dépenses et les préparer pour l’approbation ;
  • Effectuer le suivi de la facturation des pigistes ;
  • Lorsque requis, effectuer les diverses réservations pour le déplacement des équipes de production (avion, hôtel, véhicule, etc.);
  • Assister les chargés de projets et le chef de la planification et de l’affectation dans l’évaluation des budgets de production dans le but de fournir des estimations le plus près possible des coûts réels ;
  • Préparer les documents pour l’obtention de permis de travail pour les différentes productions ;
  • Effectuer les suivis relatifs à la couverture d’assurance-voyages et Worker’s Comp pour les pigistes et employés en tournée ;
  • Agir en tant que personne ressource pour tout ce qui a trait aux formations des équipes de production (suivis, planification, entrées de données relatives aux formations suivies ou à suivre);
  • En cas d’urgence, en dehors des heures de bureau, répondre aux courriels et appels afin de régler les problématiques de réservations d’hôtels, de transports, ainsi que lors de conflits aux passages frontaliers et douanes ;
  • Transmettre l’information complémentaire aux employés lors d’un début de contrat de type tournée et évènementiel (SST et information propre au contrat) ;
  • Effectuer toute autre tâche connexe.

Applicant profile

  • AEC ou DEP en administration ou toute autre formation jugée pertinente ;
  • 2 à 3 années d’expérience pertinente dans le milieu du spectacle et du divertissement dans un poste similaire ;
  • Maîtrise des deux langues officielles tant à l'oral qu’à l'écrit;
  • Excellente maîtrise des logiciels courants de la suite Office (Excel, Word);
  • Minutie et rigueur;
  • Sens de l’organisation du travail, un sens aigu de l’urgence, faisant preuve de jugement, de tact et de diplomatie;
  • Très grand sens de la planification, de l'organisation et de coordination, y compris l’aptitude à établir des priorités dans un contexte d’échéanciers serrés;
  • Fortes aptitudes pour l’approche client;
  • Excellentes habiletés pour les relations interpersonnelles;
  • Grande discrétion, souci de la confidentialité;
  • Capacité à travailler efficacement dans un milieu en constante évolution, où l'innovation, l'amélioration continue et la rapidité d'exécution sont des avantages concurrentiels;
  • Avoir une bonne capacité à anticiper les problèmes et trouver des solutions efficaces tout en respectant les politiques et les processus opérationnels de l’entreprise;
  • Facilité d’adaptation face aux nouvelles technologies.

Conditions

Location: Montréal-Est

Compensation: Based on experience

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