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Informations générales

Description

Relevant du coordonnateur en chef, support aux ventes, le titulaire du poste sera au cœur d’une équipe de projets multidisciplinaire offrant un soutien administratif et logistique à l’exécution des ventes et des projets. Élément clef dans la réalisation des projets, sa rigueur et son dynamisme contribueront au succès de l’équipe.

Détail des responsabilités

  • Effectuer le suivi des procédures et de l’ensemble des besoins administratifs reliés aux projets d’intégrations et aux ventes « Boites »;
  • Aider à la création de soumission (recherche de produits, recherche de prix, création de codes produits, entrée de données, etc.);
  • Organiser et animer des réunions de démarrage;
  • Valider et effectuer le transfert des soumissions en commandes;
  • Créer les projets dans les divers logiciels informatiques; (Solusoft, Visual Planning, QuickBase);
  • S’assurer de la classification de tous les documents pertinents au projet ou à la vente (soumissions fournisseurs, bons de commandes clients, etc.);
  • Maintenir et mettre à jour, au besoin, les bases de données de suivis de projets;
  • Faire le suivi des commandes avec les divers départements internes et fournisseurs (gestion des livraisons, délais estimés, etc.);
  • Être en constante communication avec les chargés de projets et représentants pour le suivi des commandes;
  • Créer des bons de livraison, lorsque nécessaire;
  • Ajouter aux commandes le matériel et les accessoires requis afin de s’assurer que l’équipe ait tout le matériel nécessaire à l’exécution adéquate du projet;
  • Produire des analyses et des rapports opérationnels divers selon les besoins de l’équipe;
  • Produire divers documents nécessaires au transport à l’international (demande d’emballage, facture pro forma, etc.);
  • Effectuer le suivi de l’avancement des projets;
  • Effectuer la codification des factures de sous-traitants et voir à obtenir l’approbation de ces dernières;
  • Effectuer la facturation de la main-d’œuvre des projets, ainsi que les demandes de paiements aux dates exigées;
  • Effectuer les suivis administratifs nécessaires à clore définitivement un projet avec les différents départements concernés (Ex : comptes recevables et payables, etc.);
  • Collaborer avec les différents intervenants afin d’assurer le meilleur service à la clientèle possible;
  • Toutes autres tâches connexes requises selon les besoins.

Profil recherché

  • Le profil pour réussir:
  • Diplôme d’études collégiales techniques en administration, certificat universitaire ou toute formation ou expérience pertinente;
  • Posséder un minimum de 3-5 ans d’expérience dans un poste similaire;
  • Connaissance de l’industrie de l’audiovisuel et de l’intégration;
  • Maîtrise des deux langues officielles à un niveau élevé tant à l'oral qu’à l'écrit;
  • Maîtrise des logiciels courants de la suite Office (Word, PowerPoint, Outlook);
  • Excellente maîtrise d’Excel ;
  • Connaissance de QuickBase (un atout).
  • Compétences recherchées:
  • Capacité à travailler avec des échéanciers et gérer la pression;
  • Démontrer de la rigueur et le souci du détail;
  • Être capable de travailler sur plusieurs projets simultanément;
  • Être un bon communicateur;
  • Solides aptitudes pour l’approche client;
  • Aisance relationnelle avec les différents intervenants de l’entreprise et les productions;
  • Autonomie et sens des responsabilités;
  • Orienté vers le travail d'équipe et l’esprit de collaboration;
  • Habilité à travailler sous pression et capacité à s'adapter au changement.

Conditions

Lieu de travail : Montréal-Est

Rémunération : Selon expérience

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